POLITICAS Y PROCEDIMIENTO PARA LA PROTECCION DE DATOS PERSONALES DE INDUSTRIAS IVOR S.A CASA INGLESA
POLITICAS Y PROCEDIMIENTO PARA LA PROTECCION DE DATOS PERSONALES DE INDUSTRIAS IVOR S.A CASA INGLESA
POLÍTICA Y PROCEDIMIENTO PARA
LA PROTECCION DE DATOS PERSONALES DE INDUSTRIAS IVOR S.A CASA INGLESA
1.
DISPOSICIONES
GENERALES
A continuación, se enuncian las políticas de
Tratamiento de información que rigen la actividad desarrollada por Industrias IVOR
S.A Casa Inglesa. y el manejo de sus bases de datos. El presente documento se
desarrolla en cumplimiento de la Ley 1581 de 2012, “Por la cual se dictan
disposiciones generales para la protección de datos personales”, según la cual
todas las entidades públicas o privadas que manejen datos personales, deberán
adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el
adecuado cumplimiento de la ley y en especial, para asegurar el efectivo
ejercicio de los derechos de los titulares.
Toda la información recibida Industrias IVOR S.A Casa
Inglesa. a través de sus diferentes canales de comunicación, en medios
digitales o impresos, y que conforma nuestras bases de datos, obtenidos de
clientes, proveedores, empleados o contratistas, y demás titulares de
información, se rige por las siguientes políticas de uso cuando sean utilizados
para fines comerciales, de Mercadeo y/o publicitarios y de los proveedores
cuando sean utilizados para fines tributarios y contables, en cumplimiento de
la normatividad vigente.
2. TÉRMINOS
Y VOCABULARIO
I. Dato Personal:
Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas
naturales determinadas o determinables.
II. Encargado del Tratamiento:
Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con
otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable
del tratamiento.
III. Responsable del Tratamiento:
Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con
otros, decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos.
IV. Titular: Persona natural
cuyos datos personales sean objeto de tratamiento.
V. Tratamiento:
Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales
como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
VI. Autorización: Consentimiento previo,
expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de Datos
Personales.
VII. Transferencia: La transferencia de
datos tiene lugar cuando el responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos
personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a
un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro
o fuera del país.
VIII.
Transmisión: Tratamiento de Datos Personales que implica la
comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de
Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el
Encargado por cuenta del responsable.
IX. Aviso de Privacidad: Comunicación verbal o
escrita generada por el responsable, dirigida al Titular para el Tratamiento de
sus Datos Personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de
las Políticas de Tratamiento de información que le serán aplicables, la forma
de acceder a las mismas y las finalidades del Tratamiento que se pretende dar a
los datos personales.
3.
DERECHOS
DE LOS TITULARES
1.
Clientes
I. Presentarse a
INDUSTRIAS IVOR S.A CASA INGLESA a través de los canales establecidos y los
cuales se nombran en el presente manual, con el fin de conocer, actualizar y
rectificar sus datos personales. Este derecho se podrá ejercer, entre otros
frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a
error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido
autorizado.
II. Solicitar prueba
de la autorización para el tratamiento de datos personales otorgada a
INDUSTRIAS IVOR S.A CASA INGLESA, salvo cuando expresamente se exceptúe como
requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10
de la ley 1581 de 2012.
III. Ser informado
por INDUSTRIAS IVOR S.A CASA INGLESA, respecto del uso que se les ha dado a sus
datos personales.
IV. Presentar ante
la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto
en la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen y/o
complementen.
V. Solicitar ser
eliminado de su base de datos. Esta supresión o eliminación implica la
eliminación total o parcial de la información personal de acuerdo con lo solicitado
por el titular en las bases de datos de INDUSTRIAS IVOR S.A CASA INGLESA. Es
importante tener en cuenta que el derecho de supresión no es absoluto y el
responsable puede negar el ejercicio del mismo cuando: El titular tenga el
deber legal y/o contractual de permanecer en la base de datos, la supresión de
los datos obstaculice actuaciones judiciales o administrativas o la
investigación y persecución de delitos, los datos que sean necesarios para
cumplir con una obligación legalmente adquirida por el titular. La revocatoria y/o supresión procederá cuando
la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el
Tratamiento INDUSTRIAS IVOR S.A CASA INGLESA, ha incurrido en conductas
contrarias a la Ley 1581 de 2012.
VI. Tener acceso a
los Datos Personales que INDUSTRIAS IVOR S.A CASA INGLESA, haya recolectado y
tratado.
2.Proveedores
VII. Presentarse a
INDUSTRIAS IVOR S.A CASA INGLESA, a través de los canales establecidos y los
cuales se nombran en el presente manual, con el fin de conocer, actualizar y
rectificar sus datos personales. Este derecho se podrá ejercer, entre otros
frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a
error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
VIII.
Solicitar prueba de la autorización para el tratamiento
de datos personales otorgada a INDUSTRIAS IVOR S.A CASA INGLESA, salvo cuando
expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con
lo previsto en el artículo 10 de la ley 1581 de 2012.
IX. Ser informado
por INDUSTRIAS IVOR S.A CASA INGLESA, respecto del uso que se les ha dado a sus
datos personales.
X. Presentar ante
la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo
dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen,
adicionen o complementen.
XI. Solicitar ser
eliminado de su base de datos. Esta supresión o eliminación implica la
eliminación total o parcial de la información personal de acuerdo con lo
solicitado por el titular en las bases de datos de INDUSTRIAS IVOR S.A CASA
INGLESA. Es importante tener en cuenta que el derecho de supresión no es
absoluto y el responsable puede negar el ejercicio del mismo cuando: El titular
tenga el deber legal y/o contractual de permanecer en la base de datos, la
supresión de los datos obstaculice actuaciones judiciales o administrativas o
la investigación y persecución de delitos, los datos que sean necesarios para
cumplir con una obligación legalmente adquirida por el titular. La revocatoria y/o supresión procederá cuando
la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el
Tratamiento INDUSTRIAS IVOR S. A CASA INGLESA, ha incurrido en conductas
contrarias a la Ley 1581 de 2012.
XII. Tener acceso a
los Datos Personales que INDUSTRIAS IVOR S.A CASA INGLESA haya recolectado y
tratado.
3.Trabajadores
XIII.
Presentarse a INDUSTRIAS IVOR S.A CASA INGLESA a través
de los canales establecidos y los cuales se nombran en el presente manual, con
el fin de conocer, actualizar y rectificar sus datos personales. Este derecho
se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos,
fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté
expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
XIV.
Solicitar prueba de la autorización para el tratamiento
de datos personales otorgada a INDUSTRIAS IVOR S.A CASA INGLESA, salvo cuando
expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con
lo previsto en el artículo 10 de la ley 1581 de 2012.
XV. Ser informado
por INDUSTRIAS IVOR S.A CASA INGLESA, respecto del uso que se les ha dado a sus
datos personales.
XVI.
Presentar ante la Superintendencia de Industria y
Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y las
demás normas que la modifiquen, adicionen y/o complementen.
XVII.
Solicitar ser eliminado de su base de datos. Esta
supresión o eliminación implica la eliminación total o parcial de la
información personal de acuerdo con lo solicitado por el titular en las bases
de datos de INDUSTRIAS IVOR S.A CASA INGLESA. Es importante tener en cuenta que
el derecho de supresión no es absoluto y el responsable puede negar el
ejercicio del mismo cuando: El titular tenga el deber legal y/o contractual de
permanecer en la base de datos, la supresión de los datos obstaculice
actuaciones judiciales o administrativas o la investigación y persecución de
delitos, los datos que sean necesarios para cumplir con una obligación
legalmente adquirida por el titular. La
revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y
Comercio haya determinado que en el Tratamiento INDUSTRIAS IVOR S.A CASA
INGLESA ha incurrido en conductas contrarias a la Ley 1581 de 2012.
XVIII.
Tener acceso a los Datos Personales que INDUSTRIAS IVOR
S.A CASA INGLESA haya recolectado y tratado.
ü Legitimación para el ejercicio de los derechos del
titular.
Los derechos de
los Titulares podrán ejercerse por las siguientes personas:
a)
Por el Titular, quien deberá acreditar su identidad en
forma suficiente.
b)
Por sus causahabientes, quienes deberán acreditar tal
calidad.
c)
Por el representante y/o apoderado del Titular, previa
acreditación de la representación o apoderamiento.
d)
Por un tercero debidamente autorizado por el titular o
por la Ley.
ü Personas a quienes
se les puede suministrar la información
La información que reúna las condiciones
establecidas en la presente ley podrá suministrarse a las siguientes personas:
a) A
los Titulares, sus causahabientes o sus representantes legales.
b) A
las entidades públicas o administrativas en ejercicio de sus funciones legales
o por orden judicial.
c)
A los terceros autorizados por el
Titular o por la ley.
INDUSTRIAS IVOR S.A CASA INGLESA S.A a
través de su Aviso de Privacidad (Anexo 1) informa acerca de los canales
previstos para que el titular pueda ejercer sus derechos de manera efectiva.
4.
DEBERES COMO RESPONSABLE O
ENCARGADO
a)
En el tratamiento y protección
de datos personales, INDUSTRIAS IVOR S.A CASA INGLESA tendrá los siguientes
deberes, sin perjuicio de otros previstos en las disposiciones que regulen o
lleguen a regular esta materia:
b)
Garantizar al titular todos los
derechos mencionados anteriormente y otros consagrados en la ley.
c)
Solicitar y conservar, en las
condiciones previstas en la ley, copia de la autorización otorgada por el
titular.
d)
Conservar la información bajo
las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida,
consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
e)
Dar cumplimiento a los
principios rectores del tratamiento de datos personales.
f)
Usar los datos personales del
titular sólo para aquellas finalidades para las que se encuentre facultada
debidamente y respetando en todo caso la normatividad vigente sobre protección
de datos personales.
5. AUTORIZACIÓN
INDUSTRIAS IVOR S.A CASA
INGLESA debe solicitar autorización previa, expresa e informada a los Titulares
de los Datos Personales sobre los que requiera realizar el Tratamiento.
I.
Autorización previa significa, que el
consentimiento debe ser otorgado por el Titular, a más tardar en el momento de
la recolección de los Datos Personales.
II.
Autorización expresa quiere decir que el
consentimiento del Titular debe ser explícito y concreto, no son válidas las
autorizaciones abiertas y no específicas. Se requiere que el Titular manifieste
su voluntad de autorizar que INDUSTRIAS IVOR S.A CASA INGLESA realice el
Tratamiento de sus Datos Personales. Esta manifestación de voluntad del Titular
puede darse a través de diferentes mecanismos puestos a disposición por
INDUSTRIAS IVOR S. A CASA INGLESA, tales como:
· Por
escrito, por ejemplo, diligenciando un formato de autorización como el indicado
en el anexo 2.
· De
forma oral, por ejemplo, en una conversación telefónica o en videoconferencia.
·
Mediante conductas inequívocas que permitan concluir que otorgó su
autorización, por ejemplo, a través de su aceptación expresa a los Términos y
Condiciones de una actividad dentro de los cuales se requiera la autorización
de los participantes para el Tratamiento de sus Datos Personales.
6. TRATAMIENTO Y FINALIDAD DE LOS
DATOS
Los datos personales que solicitamos a los clientes tienen como
finalidad mantener una constante comunicación, con fines comerciales y/o
publicitarios , medir índices de satisfacción, informar sobre campañas
promocionales, realizar recordatorio para mantenimientos, ejecutar campañas de
fidelización, enviar invitaciones a eventos, rifas, realizar actualización de
datos, invitar a pruebas de vehículos y capacitaciones, ofrecimiento de
productos y servicios, cambios en los canales de atención y labores administrativas
que resulten necesarias en el normal desarrollo de nuestro objeto social.
Los datos personales que se solicitan a
proveedores y/o contratistas tienen como finalidad conservar el registro
pertinente para efectos tributarios y contables con el propósito de cumplir con
las normas vigentes en la materia, así mismo con el propósito de realizar los
pagos que por la prestación de servicios o suministro de bienes que haya lugar;
y ejecutar las labores administrativas que resulten necesarias en el normal
desarrollo de nuestro objeto social. INDUSTRIAS IVOR S.A CASA INGLESA
almacenara los datos personales de los proveedores por el tiempo establecido en
la normatividad fiscal y contable.
La base de datos de trabajadores tiene como
fin el mantener la información personal actualizada con el fin de que la
relación laboral se desarrolle de manera adecuada, y de cumplimiento en las
normas en la materia, así mismo tiene por objeto hacerlos participes de las
actividades de bienestar previstas por la compañía. La base de datos de exempleados busca
tener a disposición de las autoridades, o del mismo titular su información
durante el término establecido por la ley laboral.
7. PROCEDIMIENTO PARA EL EJERCICIO DE
LOS DERECHOS DEL
TITULAR
I. Consulta
Los Titulares podrán consultar la
información personal que repose en la base de datos de INDUSTRIAS IVOR S.A CASA
INGLESA, quien suministrará a estos toda la información contenida en el
registro individual o que esté vinculada con la identificación del Titular.
La consulta se formulará por correo
electrónico a servicioalcliente@casainglesa.co o
por escrito a la dirección Autopista Medellín, Km 5.3 Costado Sur Occidental Rotonda Siberia ésta
será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir
de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la consulta
dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de
la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en
ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento
del primer término.
II. Reclamos
Los titulares de la información
contenida en las bases de datos podrán presentar un reclamo ante INDUSTRIAS
IVOR S.A CASA INGLESA, el cual será tramitado bajo las siguientes reglas:
1. El reclamo se
formulará mediante solicitud dirigida a INDUSTRIAS IVOR S.A CASA INGLESA, con
la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al
reclamo, la dirección, y acompañando los documentos que se quiera allegar. Si
el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco
(5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas.
Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante
presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo. En
caso de quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará
traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e
informará de la situación al interesado.
2. El término máximo para
atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día
siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo
dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y
la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar
los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
III. Quejas ante la Superintendencia de
Industria y Comercio
El titular de los datos personales deberá
agotar en primer lugar este trámite de consulta o reclamo ante INDUSTRIAS IVOR
S.A CASA INGLESA antes de dirigirse a la SIC a formular una queja.
IV. Seguridad y Confidencialidad de la
información
INDUSTRIAS
IVOR S.A CASA INGLESA, cuenta con reglamentaciones internas sobre seguridad de
la información, adopta medidas necesarias para otorgar seguridad a los
registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no
autorizado o fraudulento.
V. Revocatoria de
la autorización y/o supresión del dato
Los Titulares podrán solicitar en
cualquier momento a INDUSTRIAS IVOR CASA INGLESA la supresión de sus datos
personales y/o revocar la autorización otorgada para el Tratamiento de los
mismos, mediante la presentación de un reclamo, de acuerdo con el
procedimiento anteriormente descrito.
La solicitud de supresión de la
información y la revocatoria de la autorización no procederán cuando el Titular
tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.
INDUSTRIAS IVOR S.A CASA INGLESA pone a
disposición del Titular mecanismos gratuitos y de fácil acceso para presentar
la solicitud de supresión de datos o la revocatoria de la autorización otorgada
tales como: correo electrónico a servicioalcliente@casainglesa.co , o
por escrito a la dirección Autopista Medellín, Km 5.3 Costado Sur Occidental Rotonda Siberia
VI. Del derecho de
acceso
El Titular podrá consultar de forma gratuita sus datos personales: (I) al menos una vez cada mes
calendario, y (II) cada vez que existan modificaciones sustanciales de las
Políticas de Tratamiento de la información que motiven nuevas consultas.
VII.
Del derecho de actualización, rectificación y supresión
INDUSTRIAS IVOR S. A CASA
INGLESA tiene la obligación de rectificar y actualizar a solicitud del titular,
la información de éste que resulte ser incompleta o inexacta, de conformidad
con el procedimiento y los términos arriba señalados. Al respecto se tendrá en
cuenta lo siguiente:
a)
En las solicitudes de rectificación y actualización de
datos personales el titular debe indicar las correcciones a realizar y aportar
la documentación que avale su petición.
b)
INDUSTRIAS IVOR S.A CASA INGLESA tiene plena libertad
de habilitar mecanismos que le faciliten el ejercicio de este derecho, siempre
y cuando éstos beneficien al titular. En consecuencia, se podrán habilitar
medios electrónicos u otros que considere pertinentes.
c)
INDUSTRIAS IVOR S.A CASA INGLESA podrá establecer
formularios, sistemas y otros métodos simplificados, mismos que deben ser
informados en el aviso de privacidad y que se pondrán a disposición de los
interesados en la página web.
d)
Es importante tener en cuenta que la revocatoria de la
autorización y/o la supresión del dato no es absoluto e INDUSTRIAS IVOR S.A
CASA INGLESA S.A puede negar el ejercicio del mismo cuando:
–
El titular tenga un deber legal o contractual de
permanecer en la base de datos.
–
La eliminación de datos obstaculice actuaciones
judiciales o administrativas vinculadas a obligaciones fiscales, la
investigación o persecución de delitos o sanciones administrativas.
–
Los datos sean necesarios para proteger los intereses
jurídicamente tutelados del titular para realizar una acción en función del
interés público, o para cumplir con una obligación legalmente adquirida por el
titular.
VIII. Transmisión y/o
transferencia internacional de datos personales
INDUSTRIAS IVOR S.A CASA INGLESA podrá
revelar a sus compañías vinculadas a nivel mundial, los Datos Personales sobre
los cuales realiza el Tratamiento, para su utilización y Tratamiento conforme a
esta Política de Protección de Datos Personales. Igualmente, INDUSTRIAS IVOR
S.A CASA INGLESA podrá entregar los Datos Personales a terceros no vinculados a
INDUSTRIAS IVOR S.A CASA INGLESA cuando:
a. Se trate de contratistas en ejecución de
contratos para el desarrollo de las actividades de INDUSTRIAS IVOR S.A CASA
INGLESA
b. Por
transferencia a cualquier título de cualquier línea de negocio con la que se
relaciona la información. En todo caso, en los contratos de transmisión de
Datos Personales, que se suscriban entre INDUSTRIAS IVOR S.A CASA INGLESA y los
Encargados para el Tratamiento de Datos Personales, se exigirá que la información
sea tratada conforme a esta Política de Protección de Datos Personales y se
incluirán las siguientes obligaciones en cabeza del respectivo Encargado:
•
Dar Tratamiento, a nombre de INDUSTRIAS IVOR S.A CASA INGLESA a los Datos
Personales conforme los principios que los tutelan.
• Salvaguardar la seguridad de las bases
de datos en los que se contengan Datos Personales.
• Guardar confidencialidad respecto del
Tratamiento de los Datos Personales.
IX. Responsable de
la protección de datos personales, atención de peticiones, consultas y reclamos
INDUSTRIAS IVOR S.A CASA INGLESA es
responsable del tratamiento de los datos personales. A través de los
departamentos de Sistemas y Servicio al cliente (datos Clientes), Contabilidad
(datos Proveedores) y Recursos Humanos (datos Trabajadores), se encargarán de
velar por el cumplimiento de estas disposiciones. Servicio al cliente será el
área encargada de la atención de peticiones, consultas y reclamos ante la cual
el cliente titular de la información puede ejercer sus derechos.
Persona de contacto: Asistente de Servicio al
Cliente
Área / Departamento: Proyecto y Mercadeo
Correo electrónico: servicioalcliente@casainglesa.co
Teléfono: (1) 4227700 Ext 1001 – 1002 018000 116111
Dirección: Autopista Medellín, Km 5.3
Costado Sur Occidental Rotonda Siberia
8.
PROCEDIMIENTO PARA EL MANEJO Y RESPUESTA DE INCIDENTES
Un incidente de seguridad es
una violación a la infraestructura de información física o tecnológica de un
responsable o encargado del tratamiento, que compromete la disponibilidad,
integridad o confidencialidad de la información personal contenida en ella. Los
incidentes de seguridad pueden clasificarse dependiendo del grado de pérdida de
las siguientes características de la información: confidencialidad, integridad
y disponibilidad.
I.
Estrategias para
identificar, contener y mitigar los incidentes de seguridad
a)
INDUSTRIAS IVOR S.A CASA
INGLESA entrenará periódicamente al equipo humano de la organización para
actuar frente a un posible incidente de seguridad.
b)
Precisar exactamente
cuándo se está, ante un incidente de seguridad que afecte Datos Personales.
c)
Monitorear y verificar los elementos de control con
el fin de detectar un posible incidente de seguridad de la información.
d)
INDUSTRIAS IVOR S.A CASA
INGLESA por medio del manual de procedimiento de seguridad y privacidad de la
información. Definirá las medidas y el procedimiento interno para el manejo de
los incidentes de seguridad.
e)
Establecer un sistema de Clasificación de la
Información para determinar qué datos son más sensibles y que medidas de
seguridad se deben disponer.
f)
Definir roles y niveles de acceso a la información.
g)
Evaluar del impacto de
los incidentes de seguridad y consecuencias adversas en los Titulares de la
información.
h)
Aplicar y cumplir los
procesos de respuesta a incidentes de seguridad.
i)
Dar Cumplimiento con lo
establecido en la Ley 1581 de 2012, así como con las órdenes y/o instrucciones
que imparta la SIC (Superintendencia de Industria y Comercio).
j)
Reportar el incidente de
seguridad tanto a la SIC como a otras autoridades públicas, según sea el caso.
k)
Preparar a los
responsables y encargados del tratamiento de datos, frente a las posibles
preguntas e inquietudes de Titulares de la información, accionistas, clientes,
proveedores, empleados y medios de comunicación, respecto del incidente de
seguridad.
l)
Identificar y mejorar los controles internos que no
tuvieron el efecto esperado en la contención de la brecha de seguridad.
II.
Roles y
responsabilidades del personal
La responsabilidad del adecuado tratamiento de
datos personales al interior de INDUSTRIAS IVOR S.A CASA INGLESA, está en
cabeza de todos sus empleados y administradores societarios.
En consecuencia, al interior de cada área que
maneje los procesos que involucren tratamiento de datos personales, deberán
adoptar las reglas y procedimientos. Para la aplicación y cumplimiento de la
presente política, dada su condición de custodios de la información personal
que está contenida en los sistemas de información de INDUSTRIAS IVOR S.A CASA
INGLESA.
En caso de duda respecto del tratamiento de los
datos personales, se acudirá al área responsable, sistemas y servicio al
cliente (Datos Clientes), Contabilidad (Datos Proveedores) y Recursos Humanos
(Datos Trabajadores) de la seguridad de la información para que indiquen la
directriz a seguir, según el caso.
III.
Tiempo
de atención a los incidentes
El término máximo para atender el incidente por
parte de INDUSTRIAS IVOR S.A CASA INGLESA será de quince (15) días hábiles
contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere
posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado
los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en
ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento
del primer término. Así mismo INDUSTRIAS IVOR S. A CASA INGLESA deberá reportar
el incidente ante la SIC sin dilación indebida y a más tardar dentro los quince
(15) días hábiles siguientes al momento en que se detecten y sean puestos en
conocimiento de la persona o área encargada; Sistemas y servicio al cliente
(Datos Clientes), Contabilidad (Datos Proveedores) y Recursos Humanos (Datos
Trabajadores).
IV.
Reporte de progreso de los incidentes
Una vez conocido el incidente de seguridad por INDUSTRIAS IVOR S.A CASA
INGLESA, se notificarán a las personas encargadas de la atención de incidentes
dentro de la organización, Sistemas y servicio al cliente (Datos Clientes),
Contabilidad (Datos Proveedores) y Recursos Humanos (Datos Trabajadores),
quienes coordinarán y asignarán las actividades con las partes interesadas.
Estos últimos se encargan de solicitar el apoyo a las personas involucradas con
el proceso con el fin de la correcta ejecución de actividades que den solución
al incidente.
El protocolo de respuesta será monitoreado cada cinco (5) días con la
finalidad de evaluar su progreso e identificar los posibles puntos conflictivos
que se puedan generar en el manejo del incidente de seguridad.
Para elaborar un plan satisfactorio de respuesta a incidentes se deberán
tomar en cuenta las siguientes consideraciones:
1.
Realizar una evaluación inicial del incidente
2. Comunicar el incidente al área encargada.
3. Contener el daño y
minimizar el riesgo.
4. Identificar el tipo y la gravedad del incidente.
5. Proteger las pruebas.
6. Notificar a la Superintendencia de Industria y
Comercio.
7. Recuperar los sistemas.
8. Compilar y organizar la documentación del
incidente.
9. Valorar los daños y costos del incidente.
10. Revisar las directivas de respuesta y
actualización
V.
Evaluación de respuesta y acciones
Para realizar la evaluación del incidente de seguridad INDUSTRIAS IVOR
S.A CASA INGLESA como responsable del tratamiento de Datos Personales deberá
tener en cuenta los niveles de impacto con base en los insumos entregados por
el análisis de riesgos y la clasificación de activos de información.
La severidad del incidente puede
ser:
· Alto Impacto: Si el incidente de
seguridad afecta la reputación y el buen nombre o involucra aspectos legales.
Estos incidentes deben tener respuesta inmediata.
· Medio Impacto: El incidente de
seguridad afecta activos de información considerados de impacto moderado que
influyen directamente a los objetivos de un proceso.
· Bajo Impacto: El incidente de
seguridad afecta a activos de información considerados de impacto menor. Estos
incidentes se deberán monitorear con el fin de evitar un cambio en el impacto
En caso de presentarse un incidente de seguridad, INDUSTRIAS IVOR S.A
CASA INGLESA como responsable del tratamiento de datos personales y en cabeza
del área encargada, Sistemas y servicio al cliente (Datos Clientes),
Contabilidad (Datos Proveedores) y Recursos Humanos (Datos Trabajadores),
deberá tomar las siguientes acciones:
1.
Disponer del del manual de procedimiento de seguridad y
privacidad de la información.
2.
Notificar al encargado que corresponda, Sistemas y servicio
al cliente (Datos Clientes), Contabilidad (Datos Proveedores) y Recursos
Humanos (Datos Trabajadores), según el incidente.
3.
Identificar la falla de seguridad de la información para evitar que se
siga presentando.
4.
Identificar el nivel de impacto del incidente para tomar las acciones
5.
Establecer la causa del incidente de seguridad.
6.
Identificar todos los riesgos generados a los Titulares de la
información.
7.
Responder los requerimientos de la SIC u otras autoridades.
8.
Comunicar el incidente a los titulares de la información si así se
requiere.
9.
Tomar acciones necesarias, para prevenir futuros incidentes de seguridad
con los Datos Personales.
VI.
Documentación y Revisión
INDUSTRIAS IVOR S.A CASA INGLESA debe conservar la información
documentada, del incidente de seguridad, análisis de causas y acciones que
permitan evitar que se vuelvan a presentar estos incidentes a futuro.
9. VIGENCIA DE LA POLITICA DE
TRATAMIENTO
El presente Manual rige a
partir del 25 de Octubre de 2022. El periodo de vigencia de la base de datos
para clientes es indefinido sin perjuicio de los derechos establecidos en el
presente manual.
El periodo de vigencia de la
base de datos para proveedores y/o contratistas es establecido por la ley (5
años).
El periodo de vigencia de la
base de datos para trabajadores es indefinido.
AVISO DE PRIVACIDAD
Industrias IVOR S:A Casa Inglesa S.A., con
domicilio en la Ciudad de Siberia, Colombia, es responsable del tratamiento de
los datos personales. Contáctenos en la VDA
Autopista
Medellín, Km 5.3 Costado Sur Occidental Rotonda Siberia, Correo electrónico: servicioalcliente@casainglesa.co , Teléfono (571) 4227700 Ext. 1001 – 1002
Sus datos personales serán incluidos en una base de
datos y tienen como finalidad mantener una constante comunicación, con
fines comerciales y/o publicitarios , medir índices de satisfacción, informar
sobre campañas promocionales, realizar recordatorio para mantenimientos,
ejecutar campañas de fidelización, enviar invitaciones a eventos, rifas,
realizar actualización de datos, invitar a pruebas de vehículos y
capacitaciones, ofrecimiento de productos y servicios, cambios en los canales
de atención y labores administrativas que resulten necesarias en el normal
desarrollo de nuestro objeto social.
Los datos de carácter
personal que se obtengan de su relación con Industrias IVOR S:A Casa Inglesa
S.A., serán recogidos y conservados en una base de
datos con la finalidad arriba señalada, y podrán ser objeto de
tratamiento por Industrias IVOR S:A Casa Inglesa S.A., o
los terceros que designe. Dicha base de datos se
conserva y administra bajo responsabilidad de Industrias IVOR S:A Casa
Inglesa S.A., o los terceros que para
tal fin se designen. La base de datos cuenta con las medidas de seguridad
necesarias para la conservación adecuada de los datos. Para
fines estadísticos y de medición de satisfacción del cliente se autoriza
expresamente la transferencia y/o transmisión internacional de los datos
personales bajo niveles adecuados de protección, seguridad y confidencialidad. El titular autoriza el tratamiento de sus datos para la finalidad
mencionada y manifiesta que los datos que ha suministrado son veraces y que no
ha sido omitida o alterada ninguna información.
Se le informa a los titulares de información que
pueden consultar el Manual Interno de Políticas y Procedimientos de Datos
Personales de Industrias IVOR S:A Casa Inglesa S.A., que contiene las políticas
para el tratamiento de la información recogida, así como los procedimientos de
consulta y reclamación que le permitirán hacer efectivos sus derechos al
acceso, consulta, rectificación, actualización y supresión de los datos, en la
página web: http://www.casainglesa.co/nosotros. Cualquier
cambio sustancial en las mismas será
informado a través del mismo medio, y en cualquier otro medio que se considere
adecuado.
AUTORIZACIÓN PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
Los datos personales que le solicitamos serán
incluidos en una base de datos y tienen como finalidad mantener
una constante comunicación, con fines comerciales y/o publicitarios , medir
índices de satisfacción, informar sobre campañas promocionales, realizar
recordatorio para mantenimientos, ejecutar campañas de fidelización, enviar
invitaciones a eventos, rifas, realizar actualización de datos, invitar a
pruebas de vehículos y capacitaciones, ofrecimiento de productos y servicios,
cambios en los canales de atención y labores administrativas que resulten
necesarias en el normal desarrollo de nuestro objeto social.
Los datos de carácter
personal que se obtengan de su relación con Industrias IVOR S:A Casa Inglesa
S.A., serán recogidos y conservados en una base de
datos con la finalidad arriba señalada, y podrán ser objeto de
tratamiento por Industrias IVOR S:A Casa Inglesa S.A., o
los terceros que designe. Dicha base de datos se
conserva y administra bajo responsabilidad de Industrias IVOR S:A Casa
Inglesa S.A., o los terceros que para
tal fin se designen. La base de datos cuenta con las medidas de seguridad
necesarias para la conservación adecuada de los datos. Para
fines estadísticos y de medición de satisfacción del cliente se autoriza
expresamente la transferencia y/o transmisión internacional de los datos
personales bajo niveles adecuados de protección, seguridad y confidencialidad. El titular autoriza el tratamiento de sus datos para la finalidad
mencionada y manifiesta que los datos que ha suministrado son veraces y que no
ha sido omitida o alterada ninguna información.
Debe tener en cuenta, el
derecho que tiene de acceder en cualquier momento a los datos suministrados,
así como de solicitar la corrección, actualización, supresión o revocar la
presente autorización, en los términos establecidos por la normatividad vigente y en el Manual de
Políticas y Procedimientos que contiene las políticas para el tratamiento de la
información recogida, y los procedimientos que le permitirán hacer efectivos
sus derechos, a las cuales podrá acceder fácilmente para su consulta en la página
web: http://www.casainglesa.co/nosotros Industrias
IVOR S:A Casa Inglesa S.A, con dirección de
notificación en VDA Autopista Medellín, Km 5.3 Costado Sur Occidental Rotonda Siberia, es responsable del tratamiento de los datos personales y para estos
efectos nos puede contactar en el correo electrónico: servicioalcliente@casainglesa.co y/o en el Teléfono (57 1) 4227700
Ext. 1001 – 1002.
En señal de aceptación de
lo anterior, consiento y autorizo que mis datos personales sean tratados conforme
a lo previsto en la presente autorización.
